Wojna zmienia firmy. Czy Twoja organizacja jest przygotowana na utratę kluczowych pracowników?

Wojna może zmienić funkcjonowanie przedsiębiorstwa z dnia na dzień. Część pracowników zostaje zmobilizowana, część wyjeżdża w poszukiwaniu bezpieczeństwa dla siebie i swoich rodzin, a pozostali muszą przejąć dodatkowe obowiązki. Jednocześnie firma nadal musi realizować zamówienia, utrzymywać relacje z klientami, zarządzać dostawami i podejmować decyzje biznesowe.

Nie jest to wyłącznie hipotetyczny scenariusz. W badaniu American Chamber of Commerce in Ukraine z 2024 roku 81% ankietowanych firm wskazywało mobilizację pracowników jako jedno z istotnych wyzwań związanych z prowadzeniem działalności w warunkach wojny. Pokazuje to, że dostępność personelu staje się zagadnieniem strategicznym, a nie tylko problemem działu HR.

Personel to jeden z fundamentów ciągłości działania

W codziennym funkcjonowaniu firmy łatwo przyjąć, że określone zadania zawsze będą realizowane przez te same osoby. Kierownik zna procesy, technik utrzymuje kluczowe urządzenia, specjalista odpowiada za systemy informatyczne, a pracownik administracyjny posiada wiedzę o procedurach i kontaktach z dostawcami.

Problem pojawia się wtedy, gdy jedna lub kilka z tych osób nagle przestaje być dostępna.

W normalnych warunkach nieobecność pracownika może oznaczać konieczność reorganizacji grafiku lub czasowego podziału obowiązków. W sytuacji kryzysowej skutki mogą być znacznie poważniejsze. Brak osoby posiadającej określone kompetencje może utrudnić uruchomienie produkcji, obsługę systemów, realizację zamówień czy podejmowanie decyzji niezbędnych do dalszego funkcjonowania przedsiębiorstwa.

Dlatego przygotowanie organizacji na kryzys powinno obejmować również pytanie: co stanie się z firmą, jeżeli jutro zabraknie osób, na których opiera się jej codzienna działalność?

Trzy scenariusze, które warto uwzględnić

W warunkach poważnego kryzysu przedsiębiorstwo może mierzyć się z kilkoma równoległymi problemami kadrowymi.

1. Mobilizacja części pracowników

Niektóre osoby mogą zostać powołane do służby wojskowej, co powoduje nagłą utratę dostępności ich kompetencji. W przypadku stanowisk specjalistycznych lub kierowniczych znalezienie zastępstwa może być trudne i czasochłonne.

2. Wyjazd pracowników i ich rodzin

Obawy o bezpieczeństwo, konieczność opieki nad bliskimi czy przemieszczanie się ludności mogą wpłynąć na dostępność personelu. Przedsiębiorstwo nie powinno zakładać, że wszyscy pracownicy będą mogli lub chcieli pozostać w dotychczasowym miejscu pracy.

3. Przeciążenie osób, które pozostaną

Nawet jeżeli firma zachowa część zespołu, pozostali pracownicy mogą zostać obciążeni dodatkowymi zadaniami. Pojawia się ryzyko błędów, spadku efektywności, zmęczenia i trudności w utrzymaniu dotychczasowego poziomu usług.

Te scenariusze nie muszą wystąpić jednocześnie. Warto jednak uwzględnić je podczas przygotowywania planów ciągłości działania.

Co przedsiębiorstwo może zrobić wcześniej?

Przygotowanie na sytuację kryzysową nie oznacza konieczności tworzenia rozbudowanych dokumentów, które później pozostaną niewykorzystane. Ważniejsze jest rozpoznanie rzeczywistych zależności i przygotowanie organizacji do funkcjonowania w zmienionych warunkach.

Takie działania nie eliminują wszystkich zagrożeń. Pozwalają jednak ograniczyć zależność firmy od pojedynczych osób i zwiększyć jej zdolność do reagowania na nieprzewidziane zdarzenia.

Bezpieczeństwo pracowników to również bezpieczeństwo firmy

W sytuacji kryzysowej pracownik nie funkcjonuje w oderwaniu od swojego życia prywatnego. Obawy o rodzinę, konieczność zmiany miejsca pobytu czy brak wiarygodnych informacji mogą wpływać na jego decyzje i możliwość wykonywania obowiązków.

Dlatego odpowiedzialne przygotowanie przedsiębiorstwa powinno uwzględniać nie tylko kwestie organizacyjne, ale również komunikację i praktyczne wsparcie personelu. Pracownicy powinni wiedzieć, gdzie szukać informacji, jakie obowiązują zasady postępowania i jak firma zamierza organizować pracę w przypadku poważnych zakłóceń.

Nie chodzi o zagwarantowanie, że wszyscy pozostaną na swoich stanowiskach. Chodzi o stworzenie warunków, w których organizacja i jej pracownicy będą lepiej przygotowani do podejmowania decyzji w trudnych okolicznościach.

Ukraińskie doświadczenia — wnioski dla polskich przedsiębiorstw

Wojna w Ukrainie pokazała, jak wiele elementów może jednocześnie wpływać na funkcjonowanie biznesu. Przedsiębiorstwa musiały mierzyć się nie tylko z bezpośrednimi zniszczeniami, ale również z zakłóceniami łańcuchów dostaw, przemieszczaniem się ludności, ograniczeniami infrastrukturalnymi i zmianami w dostępności pracowników.

Nie oznacza to, że warunki działania firm w Polsce będą identyczne. Doświadczenia ukraińskie stanowią jednak ważny punkt odniesienia przy analizowaniu odporności organizacji na poważne kryzysy.

Warto już dziś zastanowić się, czy przedsiębiorstwo jest przygotowane na sytuację, w której część zespołu nie będzie mogła wykonywać swoich obowiązków, dotychczasowe sposoby komunikacji przestaną działać, a kierownictwo będzie musiało podejmować decyzje przy ograniczonych zasobach.

Odporność firmy nie zależy wyłącznie od posiadanych zabezpieczeń, zapasów i infrastruktury. Zależy również od tego, czy organizacja potrafi działać wtedy, gdy jej zasoby ludzkie zostają poważnie ograniczone.

W Bezpieczeństwie Organizacji zwracamy uwagę na potrzebę całościowego podejścia do bezpieczeństwa przedsiębiorstwa — obejmującego analizę zagrożeń, przygotowanie do sytuacji kryzysowych oraz praktyczne przygotowanie organizacji i pracowników do działania w zmienionych warunkach.

Bo plan kryzysowy ma wartość dopiero wtedy, gdy organizacja potrafi wykorzystać go w praktyce.

Prowadzimy warsztaty dla kluczowego personelu przedsiębiorstw które bazują na doświadczeniach z kryzysu ukraińskiego.

Zapraszamy do kontaktu

P.